Zgodba

Z Microsoftovimi rešitvami do učinkovitega sodelovanja v nepridobitni organizaciji

Microsoft Exchange Server 2010 in SharePoint 2010


"V nevladnih organizacijah se zaradi finančne podhranjenosti sektorja promovira uporaba odprtokodnih orodij, vendar smo se zaradi cenovno ugodnejše tehnične podpore odločili za Microsoftove licenčne izdelke."

Mateja Kramberger, generalna sektretarka društva Ozara Slovenija

 

Država: Slovenija

Dejavnost: nevladna organizacija

 

 

Podatki o stranki

Društvo Ozara Slovenija Nacionalno združenje za kakovost življenja je nepridobitna nevladna organizacija, ki deluje v javnem interesu na področju socialnega in zdravstvenega varstva.

 

Poslovno okolje

Kot tipičen predstavnik nevladnega sektorja je Društvo Ozara finančno precej omejeno. Pridobivanje donacij in sponzorstev v času splošne gospodarske krize je težavno, vsa pridobljena sredstva pa morajo biti porabljena strogo namensko.

 

Rešitev

V društvu so se odločili, da sodelovanje zaposlenih informacijsko podprejo s kombinacijo Microsoft Exchange Server 2010 ter Microsoft SharePoint Foundation 2010.

 

Prednosti

Občutno zmanjšanje količine neželene elektronske pošte

SharePoint kot glavni vir informacij in sodelovalna platforma

Enostavnejši in uporabniku bolj prijazen dostop do pošte, stikov, koledarjev in opravil

 

 

Povzetek

Društvo Ozara Slovenija Nacionalno združenje za kakovost življenja je nevladna humanitarna organizacija, ki deluje v javnem interesu na področju socialnega in zdravstvenega varstva. Ljudem s težavami v duševnem zdravju ponuja izvenbolnišnične oblike psihosocialne rehabilitacije in podpore, poleg tega pa izvaja različne preventivne aktivnosti, založniško dejavnost, izobraževanje in promocijo duševnega zdravja.

 

Ključne težave, s katerimi se je društvo soočalo pri informacijski podpori svojega dela, so bile velika količina neželene elektronske pošte, pomanjkanje enotnih orodij za sodelovanje ter slaba odzivnost tedanjega vzdrževalca sistema. Po preizkusu različnih, tudi odprtokodnih rešitev so se zaradi prilagodljivosti, enostavnih in učinkovitih sodelovalnih orodij ter prijaznosti do uporabnika odločili za kombinacijo Microsoftovih orodij Windows Server 2008 R2, Exchange Server 2010 ter SharePoint Foundation 2010.

 

 

Stanje

Društvo Ozara Slovenija Nacionalno združenje za kakovost življenja je neprofitna nevladna organizacija, ki se ponaša že s skoraj 17-letno tradicijo. V začetku je v okviru društva deloval le dnevni center za osebe z dolgotrajnimi težavami v duševnem zdravju v Mariboru, vendar je v skladu z zaznanimi potrebami v letu 1998 društvo ustanovilo program stanovanjskih skupin, naslednje leto pa še program pisarn za informiranje in svetovanje. Trenutno Ozara deluje v šestnajstih slovenskih krajih, s čimer praktično pokriva skoraj celotno območje Republike Slovenije. Društvo zaposluje 43 redno zaposlenih in 26 zaposlenih preko programa javnih del, sodeluje pa tudi v evropskih projektih ter svoje programe in storitve po najboljših močeh prilagaja potrebam uporabnikov svojih storitev. Pri tem je društvo Ozara kot tipičen predstavnik nevladnega sektorja finančno precej omejeno. Pridobivanje donacij in sponzorstev v času splošne gospodarske krize je težavno, vsa pridobljena sredstva pa morajo biti porabljena strogo namensko.

 

Zaposleni v društvu so aktivni na različnih geografskih lokacijah, vendar pred uvedbo rešitve niso imeli informacijske podpore za skupno delo. Posledično zaposleni niso imeli možnosti vpogleda in nadzora nad dodeljevanjem in dejanskim izvajanjem opravil, sklicevanjem sestankov ter pregleda nad koledarji drugih zaposlenih. Poleg tega so se srečevali tudi s togostjo poštnega strežnika ter veliko količino neželene elektronske pošte. Za elektronsko pošto zaposlenih je namreč skrbel Arnes, zaradi česar je bil tudi spletni vmesnik za elektronsko pošto tog in neprilagojen specifičnim potrebam društva.

 

Druga ključna težava, s katero so se srečevali v okviru društva, je bila slaba odzivnost tedanjega vzdrževalca IT-sistema. Pomanjkanje informacijske podpore medsebojnemu sodelovanju zaposlenih v društvu so skupaj z drugimi težavami društvo pripeljale do razmisleka o uvedbi sprememb in novosti.

 

 

Zahteve

V društvu so novo rešitev skupaj s strokovnjaki izvajalca, podjetja ORG. TEND, iskali kar nekaj časa, saj se jim je pred uvedbo zastavljal cel kup vprašanj, ki pa so bila večinoma povezana z dvema glavnima dejavnikoma; finančno podhranjenostjo društva ter željo po vzpostavitvi intraneta za lažji prenos informacij med upravo in posameznimi enotami, pa tudi med samimi enotami.

 

S finančnega vidika sta se društvu zastavljali dve vprašanji. Prvo se je nanašalo na programsko rešitev, saj se je bilo treba odločiti za bodisi licenčno bodisi odprtokodno programsko opremo, drugo pa na strojno podporo slednje. Možni izbiri sta bili dve, in sicer gostovanje na strežniku dosedanjega ponudnika oziroma najem strežnika pri drugem ponudniku.

 

Želja po lažjem prenosu podatkov, skupnih koledarjih, iz katerih bi bile razvidne posamezne aktivnosti po enotah, ter drugih možnostih skupnega dela je predstavljala drugi ključni dejavnik, zaradi katerega so se v društvu odločili uporabiti kombinacijo rešitev Microsoft SharePoint Foundation 2010, Microsoft Exchange Server 2010 ter strežnika Windows 2008 R2.

 

 

Rešitev

»Kljub temu da se v nevladnih krogih zaradi finančne podhranjenosti sektorja spodbuja uporaba odprtokodnih programov, to ni vedno najboljša rešitev,« je dejala Mateja Kramberger, generalna sekretarka društva Ozara Slovenija. »Velikokrat se namreč zgodi, da začetne investicije sicer ni, vendar pa so stroški vzdrževanja in servisiranja nato višji kot v primeru nakupa ali najema licenčne programske opreme. Vsekakor ima vsaka od možnosti svoje prednosti in slabosti, vendar je v našem primeru pretehtala cenovno ugodnejša tehnična podpora licenčnim izdelkom.«

 

Izbrane Microsoftove rešitve tečejo na virtualnem strežniku z operacijskim sistemom Windows 2008 R2, kar omogoča optimalno izrabo sredstev ter razširljivost sistema glede na sedanje in prihodnje potrebe Ozare. Osnova za virtualizacijo je strojna oprema podjetja Hewlett-Packard z nameščeno Microsoftovo virtualizacijsko tehnologijo Hyper-V. Gre za več fizičnih strežnikov, ki so povezani v gručo.

 

V okviru izbranega operacijskega sistema Windows 2008 R2 je bil postavljen tudi aktivni imenik z vsemi potrebnimi podatki o uporabnikih Ozare Slovenija ter ustrezno dodeljenimi nivoji pravic posameznih skupin uporabnikov.

 

Za sporočilni sistem so uporabili Exchange Server 2010 v kombinaciji s SharePoint Foundation 2010, ki omogoča skupno rabo dokumentov in druge zahtevane možnosti skupinskega dela. Zaradi razpršenosti enot društva Ozare po celotni Sloveniji je bilo nujno omogočiti tudi varen spletni dostop 24 ur na dan. Z uporabo najnovejših Microsoftovih tehnologij je zdaj dostop do skupnih virov in elektronske pošte mogoč tudi prek različnih v splet povezanih prenosnih naprav, kar uporabnikom omogoča delo od koderkoli, kjer imajo dostop do spleta.

 

Uporabljeni Microsoftovi izdelki omogočajo enostavno in učinkovito skupinsko delo ter medsebojno interakcijo med uporabniki, s čimer je sistem veliko bolj prilagodljiv in prijazen do uporabnikov.

 

 

Prednosti

SharePoint Foundation 2010 je cenovno učinkovita osnova za izgradnjo razširljivih in nadgradljivih spletnih poslovnih aplikacij, ki jih je moč enostavno prilagajato rastočim in spreminjajočim se potrebam poslovanja.

 

Visoka razpoložljivost in manjša odvisnost od zunanjih izvajalcev

Strežnik Exchange Server 2010 omogoča višjo stopnjo zanesljivosti informacijskega okolja s poenostavljenim načinom za vzdrževanje visoke razpoložljivosti in zagotavljanje obnovitve podatkov. Enostavna administracija in manjša odvisnost od centrov pomoči strežnika Exchange Server 2010 prinaša funkcije samopomoči, ki uporabnikom omogočajo samostojno izvajanje opravil in reševanje težav brez iskanja pomoči drugod.

 

»Vse vpeljane novosti potrebujejo čas, da se zaposleni z njimi dodobra seznanijo in jih začnejo uporabljati. Najpomembneje je, da posameznik spozna, katere so tiste prednosti, ki mu jih novost prinaša, da si olajša in poenostavi svoje administrativno delo. Vsekakor pa je bila izpeljana poteza za naše društvo potrebna in koristna,« je dodala Krambergerjeva.

 

Večja zaščita pred neželeno elektronsko pošto in virusi

Z uvedbo strežnika Exchange Server 2010 društvo aktivno ščiti svojo komunikacijo pred virusi in neželeno elektronsko pošto. Strežnik Exchange Server 2010 obenem podpira tudi uporabo vrste varnostnih produktov drugih proizvajalcev, kar omogoča še večjo prilagodljivost sedanjim in prihodnjim potrebam društva.

 

Prilagodljiva osnova za nadaljnjo rast

»SharePoint Foundation je prilagodljiva tehnologija, ki organizacijam in poslovnim enotam vseh velikosti omogoča izboljševanje učinkovitosti poslovnih procesov ter povečanje produktivnosti zaposlenih,« je dejal Bojan Krajnc iz podjetja ORG. TEND. »Sodelovalna orodja zaposlenim pomagajo pri povezovanju prek organizacijskih in geografskih meja ter omogočajo dostop do informacij in dokumentov, ki jih potrebujejo, kar je bila tudi ključna zahteva naročnika, društva Ozara Slovenija. Dostop do sodelovalnih orodij zdaj poteka prek že znanega spletnega vmesnika ter vsakdanjih delovnih orodij, kot je sistem Microsoft Office, znan in intuitiven vmesnik orodij SharePoint Foundation 2010 pa omogoča hitro implementacijo z manj motnjami poslovnih procesov ter manjšimi potrebami po izboraževanju in podpori,« je še dodal Krajnc.

 

Pripravljenost na prihodnost

Društvo ima čedalje več aktivnih članov, zaradi česar sta prilagodljivost in nadgradljivost bistvenega pomena. V prihodnje načrtujejo aktivnejšo uporabo možnosti, ki jih ponujata Microsoft Exchange 2010 in Microsoft Sharepoint Foundation 2010. Med ključnimi načrti za dolgoročni razvoj informacijske infrastrukture društva sta predvsem vzpostavitev spletnega mesta za vnos opravljenih storitev ter uveba xRM kot združevalne platforme za vodenje odnosov z vsemi deležniki društva.

 

 

Exchange Server 2010

Microsoft Exchange Server 2010 uporabnikom pomaga dosegati boljše poslovne rezultate z izboljšanim nadzorom stroškov vpeljave, administracije in zagotavljanja skladnosti. Exchange prinaša raznolike možnosti namestitve, vgrajeno zaščito pred izgubo informacij in napredne zmožnosti zagotavljanja skladnosti, ki se združijo v najboljšem sistemu za sporočanje in sodelovanje.

 

Več informacij o strežniku Microsoft Exchange Server 2010 je na voljo na spletni strani www.microsoft.com/slovenija/exchange2010

 

 

Sharepoint Foundation 2010

SharePoint Foundation 2010 je varna in enostavno upravljiva spletna sodelovalna platforma. SharePoint Foundation 2010 omogoča hiter dostop do dokumentov in informacij, ki jih zaposleni potrebujejo za prave odločitve ter dobro opravljeno delo.

 

Več informacij o strežniku Microsoft SharePoint Foundation 2010 je na voljo na spletni strani sharepoint.microsoft.com.

 

 






Partnerji ORG. TEND
siterip.biz