Zgodba

"Študenti imajo preko portala dostop do vseh informacij"

Uvedba storitev SharePoint v podjetju Doba d.o.o. je omogočila ažurno informiranje študentov in predavateljev


Doba d.o.o. je največji zasebni ponudnik izobraževalnih programov in programov usposabljanja za mladino in odrasle v Sloveniji.

- Število zaposlenih: 26

- Prihodek podjetja: 600 milijonov SIT

- Poslovni uspehi: razvili so višješolski strokovni program Poslovni sekretar, razvili so študij na daljavo prek interneta, ki se uspešno izvaja že 4. leto, razvili so program usposabljanja za mentorje v e-izobraževanju, razvili so visokošolski študijski program Poslovni asistent, pridobili so certifikat ISO 9001.

 

Doba je ena izmed največjih zasebnih izobraževalnih ustanov v Sloveniji, vodilna na področju razvoja novih izobraževalnih programov in na področju e-izobraževanja. Izvaja izobraževalne programe za pridobitev formalne in neformalne izobrazbe. 18 izobraževanih programov je verificiranih na MŠZŠ in so v Sloveniji javno veljavni. Doba ima kot edina zasebna ustanova tudi koncesijo MŠZŠ za izvajanje višješolskega strokovnega programa Poslovni sekretar.

 

Izzivi ...

- Hitra rast števila udeležencev izobraževalnih programov

- Poleg vpeljanega sistema študija na daljavo so želeli tudi študentom pri tradicionalnem študiju omogočiti dostop do ažurnih informacij (obvestil, gradivâ?¦) preko spleta.

- Pred prenovo je informiranje zaposlenih in predavateljev potekalo predvsem v pisni ali ustni obliki.

- Organizatorji izobraževanj in predavatelji niso imeli celostnega in hitrega pregleda nad opravljanjem aktivnosti študentov.

 

Z vsakoletno rastjo števila udeležencev predvsem v višješolskih izobraževalnih programih so se pojavile potrebe, da bi bili študenti in predavatelji čim bolje in čim hitreje informirani. Ker je bil sistem študija na daljavo že uspešno vpeljan, so želeli tudi študentom na tradicionalnem študiju ponuditi čim več informacij (obvestil, navodil, obrazcev, gradivâ?¦) tudi v elektronski obliki. Nekatere informacije so sicer bile dostopne preko spletnih strani, vendar so bile namenjene predvsem potencialnim udeležencem, niso pa ponujale zadostnih informacij za študente na Višji strokovni šoli.

Informiranje zaposlenih in predavateljev je potekalo predvsem v pisni obliki. Pomembne informacije so bile razpršene na več mestih.

 

... in rešitve

- Razvit je bil Portal višje strokovne šole z uporabo SharePoint Services.

- Študenti imajo preko portala dostop do vseh informacij (obvestil, navodil, obrazcev, gradiv, pogostih vprašanjâ?¦), ki jih potrebujejo pri svojem študiju. Prav tako lahko preko forumov pri posameznih predmetih komunicirajo s predavatelji ter se naročajo na obvestila o spremembah.

- Uvedba storitev SharePoint je omogočila ažurno in hitro informiranje študentov in predavateljev. Po izvedenih predavanjih lahko predavatelji sami na enostaven način objavijo gradiva in predstavitve iz predavanj na portalu, tako da so takoj dostopna študentom.

- Študenti in predavatelji se lahko preko SharePoint-a naročijo na obvestila o spremembah, kar pomeni, da so o vsaki spremembi pri želenih vsebinah takoj obveščeni preko e-pošte.

- Za potrebe informiranja in skupinskega dela zaposlenih je bil na Windows SharePoint Services zasnovan intranet, ki je v povezavi z MS Office 2003 zmanjšal čas dostopa do informacij, saj so vse pomembne informacije zbrane na enem mestu.

- Zaposleni so v vsakem trenutku obveščeni o aktualnih dogajanjih preko skupinskega koledarja in si lahko enostavno prenesejo dogodke v svoj Outlook.

- Dogovori na sestankih se sproti zapisujejo v sezname opravil, preko katerih se nato spremlja tudi realizacija nalog.

- Z uporabo neposrednega sporočanja (Windows Messenger) se je izboljšal pretok informacij.

 

Potrebe po hitrem in ažurnem informiranju študentov Višje strokovne šole so privedle do razmišljanj o razvoju portala na Višji strokovni šoli na Dobi. Glede na razpoložljive vire, čas in stroške se je za razvoj portala kot najbolj optimalna možnost izkazala uporaba SharePoint tehnologije. Uvedba storitev SharePoint je omogočila ažurno in hitro informiranje študentov in predavateljev. Študenti imajo preko portala dostop do vseh informacij (obvestil, navodil, obrazcev, gradiv, pogostih vprašanj â?¦), ki jih potrebujejo pri svojem študiju. Prav tako lahko preko forumov pri posameznih predmetih komunicirajo s predavatelji ter se naročajo na obvestila o spremembah. Po izvedenih predavanjih lahko predavatelji sami na enostaven način objavijo gradiva in predstavitve iz predavanj na portalu, tako da so takoj dostopna študentom. Študenti in predavatelji se lahko preko SharePoint-a naročijo na obvestila o spremembah, kar pomeni, da so o vsaki spremembi pri želenih vsebinah takoj obveščeni preko e-pošte. Tudi spremljanje evidence opravljenih obveznosti študentov pri študiju na daljavo se opravlja preko seznamov Windows SharePoint Services, kjer mentorji ažurno spremljajo opravljene aktivnosti študentov, s čimer se je delo racionaliziralo (čas za komunikacijo med izvajalci in organizatorji izobraževanja se je zmanjšal, povečala se je zanesljivost pri obdelavi podatkov).

 

Za potrebe informiranja in skupinskega dela zaposlenih je bil na Windows SharePoint Services zasnovan tudi intranet, ki je v povezavi z MS Office 2003 zmanjšal čas dostopa do informacij, saj so vse pomembne informacije zbrane na enem mestu. Zaposleni so v vsakem trenutku obveščeni o aktualnih dogajanjih preko skupinskega koledarja in si lahko enostavno prenesejo dogodke v svoj koledar v Outlooku. Dogovori na sestankih se sproti zapisujejo v sezname opravil, preko katerih se nato spremlja tudi realizacija nalog. Preko neposrednega sporočanja se je izboljšala tudi komunikacija med zaposlenimi (možnost komunikacije s sodelavcem tudi v primeru telefonskega razgovora, obveščanje sodelavcev o trenutni zasedenosti ali odsotnosti, skupna raba aplikacij na daljavo ).

 

Poslovne prednosti:

- Uporaba Outlooka za lažje upravljanje z elektronsko pošto

- Uporaba Windows SharePoint Sevices za lažji, hitrejši in preprostejši dostop do informacij

- Uvedba skupinskega dela z Windows SharePoint Services

- Boljši pregled nad nalogami in njihovo realizacijo

- Manj okvar programske opreme zaradi orodij za odstranjevanje določenih datotek iz prilog v Outlooku

- Manj časa porabljenega za pregledovanje nezaželene pošte s pomočjo filtra za nezaželeno pošto v Outlooku.






Partnerji ORG. TEND
siterip.biz